Zakładanie spółki to trochę jak pierwsza randka z urzędem – niby ekscytująco, ale jak źle zagrasz, to się długo nie odezwie. Serio. Jeden błąd na starcie i zamiast planować podbój rynku, planujesz kolejną wizytę w sądzie. Ten tekst to nie suchy poradnik z urzędowego PDF-a – to lista grzechów głównych początkującego przedsiębiorcy, z których część sam kiedyś popełniłem. Więc, kawa w dłoń – i jedziemy z tym rollercoasterem!
Błąd 1: Zła forma prawna – gdy zakładasz „garnitur”, który cię ciśnie
„Spółka z o.o. – brzmi dumnie, bierzemy!”. A potem się okazuje, że to jak kupić SUV-a do rozwożenia bułek po osiedlu – niby można, ale po co się męczyć? Jeśli prowadzisz usługi solo, może JDG byłaby wystarczająca. A jak pchasz się w startupy z inwestorami, może jednak S.A.?
Nie idź za tłumem („bo kumpel tak zrobił”) – skonsultuj się z kimś, kto zna się na podatkach lepiej niż twój sąsiad z działki.
Błąd 2: Nazwa spółki jak z generatora… i problemy jak z horroru
Pamiętam, jak kolega z uporem maniaka chciał nazwać swoją spółkę „SuperTech Polska”. Brzmi nieźle? Może i tak – ale dokładnie taką już ktoś miał. Efekt? Wniosek wrócił szybciej niż bumerang na wietrze.
Unikaj nazw, które:
- są łudząco podobne do istniejących firm,
- używają chronionych słów jak „bank”, „kancelaria” (serio, nie wystarczy garnitur!),
- nie zawierają formy prawnej („sp. z o.o.”, „S.A.” itd.).
Pro tip? Sprawdź CEIDG, KRS i… Google. Bo mieć nazwę to jedno – mieć wolną domenę, to dopiero wyzwanie!
Błąd 3: Umowa spółki – pisana na kolanie albo żywcem z internetu
Umowa spółki to nie regulamin gry planszowej. To raczej instrukcja do bombowca – wszystko musi być na tip-top. A tymczasem wielu spisuje to „jakoś tam”, licząc, że potem się jakoś dogadają. Prawda? To się dogadają… w sądzie.
Nie zapomnij o takich punktach jak:
- kto reprezentuje spółkę (czy jeden zarządca, czy dwóch?),
- kiedy kończy się rok obrotowy – najlepiej nie 31 grudnia, jeśli zakładasz firmę w listopadzie,
- czy da się umorzyć udziały – bo jak wspólnik zniknie, to nie chcesz zostać z jego cieniem w KRS.
Błąd 4: Sąd nie ten, formularz też nie
To trochę jak z wysyłką listu – dasz zły adres, wraca jak bumerang. Tak samo z KRS-em – każdy sąd ma swój rewir, i jak pomylisz, to odsyłają. Formularze? Są trzy główne – W3, WE, WM – i nie, to nie skróty lig piłkarskich.
Pomylisz dane członka zarządu z danymi wspólnika – sąd zauważy szybciej niż ty literówkę w imieniu.
Błąd 5: Braki w dokumentacji – czyli gra w urzędowego memory
Składanie wniosku bez pełnych dokumentów to jak pieczenie sernika bez jajek. Może coś z tego wyjdzie, ale nie licz, że ktoś to zje (czytaj: zaakceptuje).
Najczęstsze braki to:
- lista wspólników,
- zgody na powołania,
- wniesienie kapitału,
- PKD (uwaga – max 10, jeden dominujący).
Błąd 6: Przelew nie ten albo brak w ogóle
500 zł za wpis, 100 zł za ogłoszenie – nie brzmi źle, prawda? O ile przelejesz to na dobre konto i załączysz dowód. Bo bez tego? Wniosek out.
I nie – „zapomniałem” nie działa na sąd rejestrowy tak samo jak na kontrolę skarbówki.
Błąd 7: Czas to pieniądz – zwłaszcza w KRS
Masz 6 miesięcy od podpisania umowy spółki na jej rejestrację. Nie zdążysz? Trzeba zacząć od nowa. Brzmi brutalnie, ale to jak promocja z datą ważności.
I jeszcze ten klasyk: wezwanie do uzupełnienia – masz 7 dni. Jak przegapisz? Bye-bye, biznesiku.
Błąd 8: Zarząd z „kryminalną przeszłością”
Nie każdy może być prezesem – to nie klub osiedlowy. Skazany za przestępstwa gospodarcze lub skarbowe? KRS się nie zgodzi. Sprawdź KRK, zanim powołasz kogoś „po znajomości”.
Błąd 9: Po KRS… i nic
Myślisz: „Udało się! Jest KRS, lecimy z firmą!”. STOP. To dopiero początek. Trzeba jeszcze:
- dostać NIP i REGON,
- zgłosić się do VAT (jeśli trzeba),
- zgłosić beneficjenta do CRBR,
- założyć konto, wpłacić kapitał,
- prowadzić księgowość i złożyć sprawozdania.
Nie zrobisz tego? Masz jak w banku – kary, grzywny, a może i „czarną listę” w urzędzie.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
| Etap | Błąd | Skutek | Jak uniknąć |
|---|---|---|---|
| Forma prawna | Zły wybór | Nieoptymalne podatki | Konsultacja z doradcą |
| Nazwa | Zbieżna z inną | Odrzucenie wniosku | Sprawdź KRS, Google |
| Umowa | Zbyt ogólna | Konflikty w spółce | Dobry notariusz |
| Formularze | Błędne dane | Zwrot wniosku | Wzory z gov.pl |
| Dokumenty | Braki | Wezwania z sądu | Lista kontrolna |
| Opłaty | Zły przelew | Odrzucenie | Potwierdzenie wpłaty |
| Terminy | Po czasie | Umowa traci moc | Zgłoszenie w terminie |
| Zarząd | Skazany członek | Brak wpisu | Weryfikacja KRK |
| Po KRS | Brak działań | Sankcje | Harmonogram obowiązków |
FAQ – pytania, które zada każdy
- Czy mogę założyć spółkę sam? Tak, spółka jednoosobowa też jest OK – ale musisz mieć e-podpis i ogarniać ZUS.
- Czy S24 jest darmowe? Nie – 600 zł musisz zapłacić. Oszczędzasz tylko na notariuszu.
- Ile to trwa? Przez S24: od 24 h do kilku dni. Tradycyjnie: nawet miesiąc.
- Zmiana po rejestracji? Można, ale przez notariusza + KRS – a więc czas i koszty.
Spółka to nie fast food – nie zamówisz i nie dostaniesz w 5 minut. Ale jeśli dobrze ją „ugotujesz” – z przepisem, składnikami i cierpliwością – będzie smakować długo i stabilnie.
Chcesz listę kontrolną w PDF? Harmonogram działań po KRS? Daj znać – mam je gotowe jak kawa o 7:00 rano!
